レンタルスペースを借りて忘年会をした

2024年の最後の土曜日である12月28日に、いつも遊んでいる界隈の忘年会を開催しました。
忘年会とは名ばかりで、実際はオフラインで遊ぶ会でしたが…。

オフ会などでレンタルスペースを借りるときのメモでは、レンタルスペースを借りる際（開催前）に気をつけたことをまとめました。今回は、開催後の反省点についてです。

改善点

当初4人、最大でも8人を見込んで40m²のレンタルスペースを借りました。
しかし、ありがたいことに10人が参加し、40m²のスペースでは非常に窮屈になってしまいました。

「JCJCサーキット」「持ち込みの荷物」「机」のサイズを十分に考慮していなかったのが原因です。
JCJCサーキットと荷物で約7m²を占有していたため、事実上のデッドスペースになっていたキッチンと合わせて10m²が既に埋まっていました。

その結果、一人当たり3m²（約1.7m x 1.7m）になってしまいましたが、やはり狭すぎました。
最低でも1.5倍の広さである60m²、一人当たり5m²（約2.2m x 2.2m）のスペースが必要です。

ミニ四駆やベイブレードを本格的に楽しむ場合は、80m²程度のスペースが適切だと思います。
（しかし、東京にそのような土地があるのだろうか（いや、ない）。）

私は喫煙者ではないため、今回のスペース選定時に喫煙場所を完全に考慮していませんでした。
しかし、喫煙者が参加する場合は喫煙場所を確保するべきだと感じました。

大阪のような土地では「外で吸ってね」が通じますが、東京では路上喫煙が禁止されています。
また、喫煙所も年末年始には閉鎖される場合があり、喫煙所まで十数分かかることもあります。

スペース選定時にバルコニーやベランダがある場所を選び、そこで喫煙してもらう方が良いと感じました。

当日、参加者の方々には遊ぶものを持ってきてもらったのですが、
他の参加者のおもちゃに感化され、新たに購入したりミニ四駆のパーツを追加購入することがありました。
そのため、近くのおもちゃ屋に何度か買い出しに行くことになりました。

おもちゃを新しく購入することに関してはどうしようもありませんが、
ミニ四駆のパーツなどは、あらかじめ必要なものを予想し、事前に誰かが購入して当日販売する方法を検討した方が良いかもしれません。

インターネット上でアバターやアイコンを使用しているため、実際の顔を見ても名前がわからないことがありました。
また、過去に会ったときと大きく印象が異なる人もいて、識別が困難でした。

各人が名札を付けて識別できるようにするのが良いと感じました。

自分はコミケの件があったので、名刺や名札を作ろうかなと思っています。

事前に確認するか、用意しておくべき消耗品:

これは場合によって必要かもしれない。という話。

今回は11時開始と時間を決めていたため、到着後すぐに昼食としてピザを注文しました。
配達が迅速で問題ありませんでしたが、事前に注文しておいた方が安心だと感じました。

また、飲み物についても、事前に調達しておくべきでした。他人任せすぎた。

メモ: 炭酸苦手な人もいる場合があるので、要確認

JCJCサーキットは自前のものを持ち出して使用しました。
ただ、私は大阪在住の人間のため、東京への移動には新幹線を利用し、
JCJCサーキットを新幹線に持ち込むわけにはいかないので、郵送することにしました。

佐川急便の「飛脚ラージサイズ宅配便」を利用しましたが、Web集荷が利用できず電話で集荷依頼をする必要がありました。年末年始は1日前までに依頼しなければならないため、余裕を持った手配が重要です。

輸送費は190サイズが1つで大阪東京で4,500円程度でした。往復なので1万円程度で手配できますね。

また、せっかく自宅から送るなら自分のミニ四駆セットや工具セットも一緒に送っておくべきかなと思いました。

11時開始、20時解散の予定を組み、それに合わせてレンタルスペースの予約時間も丁度に設定しましたが、
準備などを行うために1時間ほど早め時間に予約を延ばしておくべきだったかもしれません。

荷物を持ったまま買い出しは厳しいものがありますし、早めに来る人が多いので・・・。

また、終了後は飲食店で食事をする選択肢も良いと感じました。早めの撤収がスムーズな解散につながります。(要出典)

ということで、初めてイベント開催側に回ったポタクの反省点でした。
イベント自体は楽しめましたし、参加者にも楽しんでもらえたと思うので成功でしたが、
来年はもっと楽しんでもらうために頑張ろうと思います。

ではまた半年後のオフ会で。