レンタルスペースを借りたい

今年も終わりということで忘年会の季節です。
私が所属している(?)界隈のひとつでは、年末に集まって忘年会という名目で各々が好きな遊びを楽しむ会があります。

例年は界隈の中心的な人が企画や場所の確保などを一手に引き受けてくださっていましたが、今年は忙しいとのことで、私が担当することにしました。
こうした幹事的なことはあまり経験がなく、ノウハウもないため苦労しました。そのため、今回の経験を記録しておきます。

企画

まずは企画を立て、全体の方向性を決めておきます。

最初に必要なのは日時と人数の把握です。
特にシフト勤務者や土日祝が必ずしも休みでない人は、何か月も前から指定休を入れないと参加できない場合があります。
そのため、日時と参加人数の大まかな見込みを早めに立てることが重要です。

今回は年末ということもあり、コミケ前の土曜日に開催することにしました。
日付が決まったら、参加が見込まれる人に声をかけ、最低限の参加人数を確認します。
結果、4人の快諾を得られました。

企画が決まれば、次は場所の確保です。
今回は私も時間が取れなかったり、優柔不断オタクしててズルズルと時間を浪費してしまったので反省しなければなりません。

レンタルスペースを検索する際には、以下のような横断検索サイトが便利でした。

今回は最低4人、最大でも8人程度と見込んで場所を探しました。
場所は「大は小を兼ねる」と考え、予算が許す範囲で広めのスペースを選ぶのが良いでしょう。

また、飲食を行う場合には、着座可能人数も考慮すべきです。椅子の数やテーブルの大きさは確認しておきましょう。

予算は各グループの状況により異なるため、詳細は割愛しますが、上限を事前に決めておくことをおすすめします。
会費制の場合は人数に比例して予算増えるため、そこまで気にしなくてもいい気もしますが・・・。

場所代って割と青天井なのでちゃんと上限は決めておいた方がいい気もします。

スペースによっては「飲食禁止」「飲酒のみ禁止」「飲食/飲酒可能」という条件やオプションがあったりします。
今回は忘年会であり、例年何かしら飲んでたりした記憶があるので「飲食/飲酒可能」という条件で探しました。

また、飲食を行う場合はゴミが発生するため、ゴミ回収サービスがあるスペースを選ぶと持ち帰りの手間が省けます。

さらに、お菓子やお酒、おつまみは現地で調達する方が楽です。そのため、スーパーやコンビニが近くにあるスペースを選ぶのもポイントです。
(なお、炭酸水を箱で持参した猛者もいましたが……)

今回は忘年会を名目に、各自が好きなゲームやボードゲーム、おもちゃなどを持ち寄る会です。
ミニ四駆もJCJCサーキットをレンタルして遊ぶ予定なので、結構広さを要求します。(縦140cm * 横310cmで4.34m²を占有します。)

そういうことを考えてレンタルスペースの広さを決めなければなりません。

今回は完全に失念しており、条件に含めていなかったのですが、
喫煙者が参加する場合は(バルコニーなどの)喫煙可能な場所があるレンタルスペースを選ぶのが良いでしょう。

大阪に住んでいるとあまりなじみがありませんが、どうやら東京都では路上喫煙禁止らしいので、そう気軽に喫煙できる場所が少ないそうです。

今回は場所を決めてから条件を絞り込もうとしたため、苦労しました。
土地勘のない地域では、この方法は非効率的でした。

今回はほぼ一日中屋内で完結する会だったため、輸送の利便性を重視しつつ、郊外すぎない場所を選べばよかったと反省しています。

予約は早めに済ませるべきです。
今回は予約のお伺いを立てている間に締め切りを過ぎてしまい、予約不可となってしまいました。

事業者側の登録ミスで予約不可日に予約が通ることもあるため、事前に余裕をもって質問を投げておくのが安心です。
また、1か月前に予約をすると事前割引で15%ほど安くなるスペースもあります。

予約が終わったら、さっさと周知しておきましょう。
もったいぶる理由もないので。

Discordで情報共有したのですが、Markdownのリスト記法を解釈できるようになっていたので、情報がごちゃごちゃせずに済んで良かったです。
この調子ですべてのMarkdownを解釈できるようになってほしい。

予約はさっさと取れ。

レンタルスペースを調べて知ったのですが、割と貸しバースペースだったり、コワーキングスペースだったりスタジオだったりが多くて驚きました。

オタクと集まって飯作ったりしても面白そうだなあ・・・。